Tehnilisest kirjeldusest ja konkurentsi piiramisest

Enamik tehnilisi kirjeldusi ei ole koostatud eesmärgiga kedagi hankest kõrvale jätta. Tavaliselt on põhjus palju lihtsam. Aega on vähe, hankega on kiire ning kõige lihtsam tundub võtta aluseks olemasoleva lahenduse dokumentatsioon, mõni varasem hange või juba kasutusel oleva süsteemi kirjeldus.

Probleem tekib siis, kui olemasoleva lahenduse omadused muutuvad märkamatult uue hanke kohustuslikeks nõueteks.

Nii võib tulemuseks olla olukord, kus hankele esitatakse ainult üks pakkumus või kus sisuliselt on võimelised pakkuma vaid üksikud ettevõtted. Sellisel juhul ei saa ka tervislikust konkurentsist palju rääkida. Kui alternatiive ei ole, kujuneb hind paratamatult selle järgi, mida vähesed sobivad pakkujad küsivad.

Tehnilise kirjelduse koostamisel tasub minu meelest võimalikult palju keskenduda sellele, millist tulemust tellija vajab, mitte sellele, kuidas pakkuja peab selleni jõudma.

Kui nõudesse lisatakse konkreetne tehnoloogia, komponent või lahendusviis, tasub alati küsida, miks seda tegelikult vaja on. Kui teine pakkuja suudaks saavutada sama tulemuse teistsugusel viisil, kas see oleks tellija jaoks probleem?

Kui vastus on ei, siis ei pruugi olla põhjust seda lahendusviisi kohustusliku nõudena ette kirjutada.

See ei tähenda muidugi, et kõik hanked peaksid olema täielikult tehnoloogianeutraalsed. Olemasolev arhitektuur, infoturbenõuded, integratsioonid ja muud tehnilised piirangud võivad seada väga selged raamid. Oluline on lihtsalt see, et iga piirava nõude taga oleks tegelik vajadus, mitte harjumus või mugavus.

Soovitan lugeda tehnilist kirjeldust ka pakkuja vaatenurgast ning küsida endalt, millise nõude tõttu võiks täiesti sobiv pakkuja otsustada pakkumusest loobuda.

Tellija jaoks võib mõni nõue tunduda väike ja tähtsusetu, kuid pakkuja jaoks võib see tähendada märkimisväärset lisakulu, tehnilist ümbertegemist või seda, et tema lahendus ei vasta enam hanketingimustele.

Samuti tasub üle vaadata kõik viited konkreetsetele toodetele, kaubamärkidele, versioonidele ja muudele väga täpsetele tehnilistele lahendustele. Mõnikord on sellised viited täiesti põhjendatud, kuid üsna sageli on need dokumenti jäänud lihtsalt varasemast lahendusest.

Ka sõnade „või samaväärne“ lisamine ei lahenda iseenesest probleemi. Kui tegelikult ei ole läbi mõeldud, milline samaväärne lahendus võiks olla ja kuidas selle samaväärsust hinnatakse, siis jääb see pigem formaalseks lisandiks.

Sama oluline on mõelda sellele, kuidas nõude täitmist hiljem kontrollitakse. Kui tellija ise ei oska öelda, mille alusel ta vastavust hindab, on pakkujal keeruline aru saada, mida temalt täpselt oodatakse ja kuidas seda tõendada.

Siin tuleb mängu ka turu-uuring.

Turu-uuring on üks lihtsamaid viise avastada enne hanke avaldamist, kas tehnilises kirjelduses on nõudeid, mis piiravad konkurentsi rohkem kui vaja. Selleks peab aga turult küsima päriselt sisulist tagasisidet.

Küsimus „kas te suudate seda pakkuda?“ annab üsna vähe infot.

Palju kasulikum on küsida, millised nõuded muudaksid pakkumuse esitamise mõne ettevõtte jaoks võimatuks, ebamõistlikult keeruliseks või põhjendamatult kalliks.

Need vastused ei pruugi alati mugavad olla. Mõni pakkuja ütleb, et mõni nõue ei ole vajalik. Mõni leiab, et kirjeldus soosib konkreetset tehnoloogiat või olemasolevat lahendust. Mõni ütleb otse, et sellistel tingimustel tema pakkumust ei esita.

Samas just seda tagasisidet ongi vaja saada enne hanke avaldamist, mitte pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist.